Академия интернет-маркетинга
№1
 
Модальное окно

Как организовать онлайн-конференцию без ошибок

Шесть досадных ошибок организатора онлайн-конференции от Натальи Вольной. Будет полезно тем, кто решил заниматься event-маркетингом.

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(2 голоса, в среднем: 5 из 5)

Шесть досадных ошибок организатора онлайн-конференции от Натальи Вольной. Будет полезно тем, кто решил заниматься event-маркетингом.

 

В ноябре 2016 года Академия правильных копирайтеров провела онлайн-конференцию «Копирайтинг и веб-райтинг 2016».

 

  • 2 411 участников
  • 40 спикеров
  • 10 дней
  • В среднем 200 человек онлайн на каждом выступлении

 
cover
 

Аудитория: копирайтеры, веб-райтеры (начинающие и действующие), интернет-маркетологи, SMM-специалисты, авторы собственных бизнес-проектов.

 

В один из дней мы провели опрос среди участников, которые присутствовали онлайн. Вот результаты →

 
todays_results
 

В целом мы молодцы. Нам удалось провести яркое и крупное событие в нише. Это подтверждают многочисленные отзывы со словами благодарности.

 

Но.

 

За процесс организации конференции отвечала я, руководитель Академии Наталья Вольная. Скажу честно — впервые готовила такое масштабное мероприятие, поэтому ошибок было много. Расскажу вам про основные, которые допустила, чтобы вас от них уберечь.

 

«Предвариловка». Про сроки и списки

 

Ошибка 1.

 

В самом начале у меня почему-то была уверенность, что всё просто: вжух — и конференция готова.

 

Месяца за три до старта я «выкатила» концепцию и пошла организовывать. Поэтому в какой-то момент состояние у меня и у всей команды было примерно такое: «Всё. Капец. Мы ничего не успеваем, всё пропало. А-а-а-а!»

 

В процессе всплывало так много разных нюансов, мелких дел, согласований (случались, кстати, и форс-мажоры), что казалось, я не конференцию готовлю, а завоевание Европы.

 
to_late_4_conf
 

Не делайте так.

 

Совет: Организация и продвижение события требуют времени. Если вы делаете это в первый раз, то готовьтесь заранее. Чем раньше вы начнете, тем лучше. Поверьте.

 

Помните, что многие звездные спикеры «расписаны» на полгода вперед. Велика вероятность, что если вы придете к ним за месяц до выступления с приглашением на свое мероприятие, то получите отказ.

 

Ошибка 2.

 

На предварительном этапе я забыла прописать список всех действий, которые предстоит совершить в процессе. А это важно.

 

Пропишите всё. Нет, не так — пропишите ВСЁ, что вам предстоит сделать. Сначала просто сплошным потоком. Получится сырой список. Многие пункты в нем сами по себе будут глобальными задачами, которые тоже придется разбивать на список шагов. Но уже на этом этапе вы сможете оценить, во что ввязываетесь. И, возможно, задать себе вопрос: «А оно мне точно надо?»

 
do_you_need_it
 

Если точно надо, то двигаемся дальше.

 

Мы в Академии сейчас готовим новое онлайн-событие, которое пройдет в июне и будет посвящено исключительно рекламным текстам. В этот раз список всех действий я решила организовать в формате интеллект-карты. Наглядно, удобно отмечать, что уже сделано, кто за что будет отвечать, что надо отдать на аутсорсинг и т. д.

 

Вот так скромно выглядит свернутый вариант →

 
conference_1
 

А вот если развернуть, то тада-а-ам — сюрприз →

 
conference
 

Скачать карту можно по ссылке:

https://drive.google.com/file/d/0B591FO9BDIaebmcwek8zbUZ6dUU/view?usp=sharing

 

Для работы с ней потребуется программа Xmind

 

Это неокончательный вариант. Мы как раз в процессе. Еще предстоит проставить ответственных, даты, очередность выполнения и вспомнить про миллион других мелких задач. Но, надеюсь, этот шаблон поможет вам составить собственный план.

 

Совет: Я рекомендую пойти с этим списком к человеку, который уже проводил что-то подобное, а еще лучше — к эксперту в event-индустрии. Напроситься на консультацию, заплатить деньги, пообещать почку — сделать всё, чтобы человек посмотрел на ваш список и рассказал, что с ним не так. Поверьте, это в дальнейшем убережет от многих ошибок.

 

Работа со спикерами

 

Увлекательное занятие. Я не иронизирую. Это выход из зоны комфорта, колоссальное развитие навыков нетворкинга, тренировка стрессоустойчивости и вдохновляющие диалоги. Даже просто ради этого можно ввязаться в авантюру под названием «Организуй онлайн-конференцию».

 

Ошибка 3.

 

В самом начале я подготовила стандартное сообщение для всех спикеров и, радостная, побежала с ним приглашать звезд. Хорошо, что поняла свою ошибку достаточно быстро.

 

Если вы будете слать стандартное, одинаковое приглашение, выйдет ерунда.

 

Поэтому сначала изучите эксперта. Его сайт, блог, ленту в социальных, продукты, загруженность. Возможно, человек выступает только за деньги. Или за большие деньги.

 

Изучайте экспертов, чтобы не получать вот таких ответов →

 
deny_1
deny_2
deny_3
 

Основательно продумывайте первое сообщение. Не забывайте про выгоду спикеров. Но не фальшивьте. Если спикер без того известен и не нуждается в пиаре, то не надо ему писать, что у него уникальная возможность пропиарить себя на вашей чудесной конференции. Ищите другую выгоду.

 

У меня был сильный аргумент — спикеры могли продавать свои продукты.

 
aggrement
 

Спикер ответил →

 
approvment
 

Ошибка 4.

 

Ошибка не очень страшная, но всё же.

 

Я не одна собирала спикеров на нашу конференцию. Мне помогала вся команда. Это нормально. Но ненормально было то, что после договоренностей со спикерами начинали общаться два-три человека.

 

Понятно, это вызывало легкое раздражение у экспертов. Да и внутри команды мы тратили время на согласования: «А ты Елене уже написала? А Дмитрию презентацию кто передал?»

 
conversation
 

Не делайте так!

 

Совет: Звать спикера на мероприятие могут разные члены команды, просто потому что у кого-то есть выход на спикера, а у вас его нет. НО! как только договоренность достигнута, дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.

 

Лендинг

 

Ошибка 5.

 

«Зачем мне дизайнеры? Я же сама всё могу», — подумала я и совершила огромную глупость.

 

Лендинг нашей конференции не отругал разве что ленивый. Там еще была проблема с настройками мобильных форм от GetResponse.

 

И в итоге мы получили вот такие сообщения →

 
bad_design_2
 
bad_design_1
 

Сказать, что это было неприятно? Ха! Я билась головой об стену :)

 

Поэтому, друзья →

 

Совет: Не жадничайте. Не стремитесь показать свои безграничные способности и безупречный вкус. Короче, не занимайтесь ерундой, заказывайте дизайн лендинга у профессионала.

 

Но не забывайте, что звезды на лендинге — это ваши спикеры. Именно они «продают» ваше мероприятие. С этим блоком у нас как раз проблем не было.

 

Вот здесь можно посмотреть на мой позор :)

 

Документооборот

 

Ошибка 6.

 

Вот это головная боль, о которой я с самого начала даже не подозревала. В итоге документы создавались по ходу. Их делали разные исполнители. В разных местах. В Dropbox, Google Docs, на Яндекс.Диске.

 

В команде мы кидали документы или ссылки на них через скайп, по почте, в сообщениях на Facebook. Потом не могли найти нужную ссылку. Тысячу раз переспрашивали друг друга, где что лежит. Кошмар!

 
where_the_file
 

Не надо так!

 

Совет: Пропишите список документов, которые вам понадобятся. Решите, на каком носителе/облаке они будут храниться. Распределите, кто за какой документ отвечает. Назначьте «мастера ключей» — одного ответственного за весь документооборот.

 

В каждом случае набор документов будет свой. Но, возможно, пригодится кое-что из нашего списка →

 

  • Анкета для спикеров. Вам надо собрать регалии спикера, контакты, ссылки на его каналы и продукты. Если готовите блиц-интервью, то вопросы для него.
  • Текст анонса вашего мероприятия для спикеров и информационных партнеров. Для рассылок и/или для социальных сетей — с utm-метками. Баннеры.
  • Фото спикеров. Они нужны не только для лендинга, но и для постов в блог и сообщества, для аватаров в вебинарной комнате.
  • Документ с utm-метками для разных каналов, рекламных компаний, постов, чтобы потом собрать статистику.
  • Расписание выступлений и расписание тестирования площадки с каждым спикером.
  •  
    utm_link
     

  • Информация о партнерах. Это нужно тому, кто будет вести конференцию, чтобы во время рекламных пауз он знал, что рассказывать про партнеров.
  • Шаблон презентации
  • Документ с нужными ссылками и сообщениями, которые необходимо кидать в чат во время трансляций. Ссылки на аккаунты, сайты, блоги спикеров. Ссылки на ваши каналы, продукты, материалы. Сообщения типа «Если у вас пропал звук, попробуйте обновить страницу», «Ведите себя корректно». Этот документ должен быть под рукой у вашего технического помощника, который будет дежурить во время трансляций в чате.
  • Алгоритмы для команды. Например, как писать саммари, какие письма писать по базе. В какой момент к работе приступает корректор, какую метку он должен поставить, чтобы все знали, что текст вычитан. Когда отправлять письма с ссылками на комнату. Какие анонсы делать в сообществах в социальных сетях.

 

Что получилось?

 

Наверное, в наших действиях можно найти еще миллион ошибок. И опытные организаторы, конечно, найдут. Но, несмотря на них, конференцию мы всё-таки провели. И у нас получилось хорошо. Участники конференции дали обратную связь — все получилось))

 

А вот что говорили спикеры:

 
speekers_1
speekers_2
 

Совет: Под мероприятие создавайте место для нетворкинга. Это может быть, например, канал в Telegram или группа в социальных сетях. Мы сделали закрытую группу на Facebook #ДавайПиши.

 

Было ли тяжело? Было, конечно. Хочу ли я всё это повторить? ДА! И обязательно буду.

 

Если у вас есть вопросы, предложения, пишите в комментариях, я отвечу.

 

До новых встреч.

Автор статьи Наталья Вольная,
руководитель в Академии Правильных Копирайтеров
 
От редакции: Прочитали? А теперь еще посмотрите вебинар от Ольги Оникиенко (все ивенты академии WebPromoExperts организовывает именно она) «Влияние ивент-контента на продажи». Подробнее об организации ивентов можно узнать на курсе «Контент-макетинг». Приглашаем!

Эксперт по текстам для коммерческих сайтов

Facebook 

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на блоге WebPromoExperts.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделитесь этим материалом с вашими друзьями в социальных сетях:

 

Подпишись на обновления блога

Поделитесь вашим мнением. Оставьте комментарий!

  • Стася Шер

    «Звать спикера на мероприятие могут разные члены команды, просто потому что у кого-то есть выход на спикера, а у вас его нет. НО! как только договоренность достигнута, дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.»

  • Стася Шер

    «дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.»

    Нам нужен был ещё один документ, в котором бы это всё отмечалось :) Потому что один человек иногда может уснуть/заболеть/остаться без интернета. Основной координатор, конечно, один. Но документ нужен и для него.

    • Наталья Вольная

      Согласна! Введем еще один документ.

  • Юлия Гайдарова

    Наташа, и тем не менее, спасибо за конференцию! Мне, рядовому слушателю, было невдомек, что там такие накладки, но как без этого? Мы на этих мероприятиях растем, присматриваемся к новым отраслям, заглядываем в дальнюю перспективу. Твой голосок приободрял, добавлял душевности — так приятно среди 200 человек, большинство из которых — незнакомцы, слышать тебя — родную и близкую. Жду новую конференцию;).

    • Наталья Вольная

      Юля, спасибо! Новое мероприятие готовим уже в июне.

Подпишись на обновления блога

  • Новое видео

  • Популярное

  • Комментарии