Академия интернет-маркетинга
№1
 
Модальное окно

Как организовать онлайн-конференцию без ошибок

Шесть досадных ошибок организатора онлайн-конференции от Натальи Вольной. Будет полезно тем, кто решил заниматься event-маркетингом.

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(2 голоса, в среднем: 5 из 5)

Шесть досадных ошибок организатора онлайн-конференции от Натальи Вольной. Будет полезно тем, кто решил заниматься event-маркетингом.

 

В ноябре 2016 года Академия правильных копирайтеров провела онлайн-конференцию «Копирайтинг и веб-райтинг 2016».

 

  • 2 411 участников
  • 40 спикеров
  • 10 дней
  • В среднем 200 человек онлайн на каждом выступлении

 
cover
 

Аудитория: копирайтеры, веб-райтеры (начинающие и действующие), интернет-маркетологи, SMM-специалисты, авторы собственных бизнес-проектов.

 

В один из дней мы провели опрос среди участников, которые присутствовали онлайн. Вот результаты →

 
todays_results
 

В целом мы молодцы. Нам удалось провести яркое и крупное событие в нише. Это подтверждают многочисленные отзывы со словами благодарности.

 

Но.

 

За процесс организации конференции отвечала я, руководитель Академии Наталья Вольная. Скажу честно — впервые готовила такое масштабное мероприятие, поэтому ошибок было много. Расскажу вам про основные, которые допустила, чтобы вас от них уберечь.

 

«Предвариловка». Про сроки и списки

 

Ошибка 1.

 

В самом начале у меня почему-то была уверенность, что всё просто: вжух — и конференция готова.

 

Месяца за три до старта я «выкатила» концепцию и пошла организовывать. Поэтому в какой-то момент состояние у меня и у всей команды было примерно такое: «Всё. Капец. Мы ничего не успеваем, всё пропало. А-а-а-а!»

 

В процессе всплывало так много разных нюансов, мелких дел, согласований (случались, кстати, и форс-мажоры), что казалось, я не конференцию готовлю, а завоевание Европы.

 
to_late_4_conf
 

Не делайте так.

 

Совет: Организация и продвижение события требуют времени. Если вы делаете это в первый раз, то готовьтесь заранее. Чем раньше вы начнете, тем лучше. Поверьте.

 

Помните, что многие звездные спикеры «расписаны» на полгода вперед. Велика вероятность, что если вы придете к ним за месяц до выступления с приглашением на свое мероприятие, то получите отказ.

 

Ошибка 2.

 

На предварительном этапе я забыла прописать список всех действий, которые предстоит совершить в процессе. А это важно.

 

Пропишите всё. Нет, не так — пропишите ВСЁ, что вам предстоит сделать. Сначала просто сплошным потоком. Получится сырой список. Многие пункты в нем сами по себе будут глобальными задачами, которые тоже придется разбивать на список шагов. Но уже на этом этапе вы сможете оценить, во что ввязываетесь. И, возможно, задать себе вопрос: «А оно мне точно надо?»

 
do_you_need_it
 

Если точно надо, то двигаемся дальше.

 

Мы в Академии сейчас готовим новое онлайн-событие, которое пройдет в июне и будет посвящено исключительно рекламным текстам. В этот раз список всех действий я решила организовать в формате интеллект-карты. Наглядно, удобно отмечать, что уже сделано, кто за что будет отвечать, что надо отдать на аутсорсинг и т. д.

 

Вот так скромно выглядит свернутый вариант →

 
conference_1
 

А вот если развернуть, то тада-а-ам — сюрприз →

 
conference
 

Скачать карту можно по ссылке:

https://drive.google.com/file/d/0B591FO9BDIaebmcwek8zbUZ6dUU/view?usp=sharing

 

Для работы с ней потребуется программа Xmind

 

Это неокончательный вариант. Мы как раз в процессе. Еще предстоит проставить ответственных, даты, очередность выполнения и вспомнить про миллион других мелких задач. Но, надеюсь, этот шаблон поможет вам составить собственный план.

 

Совет: Я рекомендую пойти с этим списком к человеку, который уже проводил что-то подобное, а еще лучше — к эксперту в event-индустрии. Напроситься на консультацию, заплатить деньги, пообещать почку — сделать всё, чтобы человек посмотрел на ваш список и рассказал, что с ним не так. Поверьте, это в дальнейшем убережет от многих ошибок.

 

Работа со спикерами

 

Увлекательное занятие. Я не иронизирую. Это выход из зоны комфорта, колоссальное развитие навыков нетворкинга, тренировка стрессоустойчивости и вдохновляющие диалоги. Даже просто ради этого можно ввязаться в авантюру под названием «Организуй онлайн-конференцию».

 

Ошибка 3.

 

В самом начале я подготовила стандартное сообщение для всех спикеров и, радостная, побежала с ним приглашать звезд. Хорошо, что поняла свою ошибку достаточно быстро.

 

Если вы будете слать стандартное, одинаковое приглашение, выйдет ерунда.

 

Поэтому сначала изучите эксперта. Его сайт, блог, ленту в социальных, продукты, загруженность. Возможно, человек выступает только за деньги. Или за большие деньги.

 

Изучайте экспертов, чтобы не получать вот таких ответов →

 
deny_1
deny_2
deny_3
 

Основательно продумывайте первое сообщение. Не забывайте про выгоду спикеров. Но не фальшивьте. Если спикер без того известен и не нуждается в пиаре, то не надо ему писать, что у него уникальная возможность пропиарить себя на вашей чудесной конференции. Ищите другую выгоду.

 

У меня был сильный аргумент — спикеры могли продавать свои продукты.

 
aggrement
 

Спикер ответил →

 
approvment
 

Ошибка 4.

 

Ошибка не очень страшная, но всё же.

 

Я не одна собирала спикеров на нашу конференцию. Мне помогала вся команда. Это нормально. Но ненормально было то, что после договоренностей со спикерами начинали общаться два-три человека.

 

Понятно, это вызывало легкое раздражение у экспертов. Да и внутри команды мы тратили время на согласования: «А ты Елене уже написала? А Дмитрию презентацию кто передал?»

 
conversation
 

Не делайте так!

 

Совет: Звать спикера на мероприятие могут разные члены команды, просто потому что у кого-то есть выход на спикера, а у вас его нет. НО! как только договоренность достигнута, дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.

 

Лендинг

 

Ошибка 5.

 

«Зачем мне дизайнеры? Я же сама всё могу», — подумала я и совершила огромную глупость.

 

Лендинг нашей конференции не отругал разве что ленивый. Там еще была проблема с настройками мобильных форм от GetResponse.

 

И в итоге мы получили вот такие сообщения →

 
bad_design_2
 
bad_design_1
 

Сказать, что это было неприятно? Ха! Я билась головой об стену :)

 

Поэтому, друзья →

 

Совет: Не жадничайте. Не стремитесь показать свои безграничные способности и безупречный вкус. Короче, не занимайтесь ерундой, заказывайте дизайн лендинга у профессионала.

 

Но не забывайте, что звезды на лендинге — это ваши спикеры. Именно они «продают» ваше мероприятие. С этим блоком у нас как раз проблем не было.

 

Вот здесь можно посмотреть на мой позор :)

 

Документооборот

 

Ошибка 6.

 

Вот это головная боль, о которой я с самого начала даже не подозревала. В итоге документы создавались по ходу. Их делали разные исполнители. В разных местах. В Dropbox, Google Docs, на Яндекс.Диске.

 

В команде мы кидали документы или ссылки на них через скайп, по почте, в сообщениях на Facebook. Потом не могли найти нужную ссылку. Тысячу раз переспрашивали друг друга, где что лежит. Кошмар!

 
where_the_file
 

Не надо так!

 

Совет: Пропишите список документов, которые вам понадобятся. Решите, на каком носителе/облаке они будут храниться. Распределите, кто за какой документ отвечает. Назначьте «мастера ключей» — одного ответственного за весь документооборот.

 

В каждом случае набор документов будет свой. Но, возможно, пригодится кое-что из нашего списка →

 

  • Анкета для спикеров. Вам надо собрать регалии спикера, контакты, ссылки на его каналы и продукты. Если готовите блиц-интервью, то вопросы для него.
  • Текст анонса вашего мероприятия для спикеров и информационных партнеров. Для рассылок и/или для социальных сетей — с utm-метками. Баннеры.
  • Фото спикеров. Они нужны не только для лендинга, но и для постов в блог и сообщества, для аватаров в вебинарной комнате.
  • Документ с utm-метками для разных каналов, рекламных компаний, постов, чтобы потом собрать статистику.
  • Расписание выступлений и расписание тестирования площадки с каждым спикером.
  •  
    utm_link
     

  • Информация о партнерах. Это нужно тому, кто будет вести конференцию, чтобы во время рекламных пауз он знал, что рассказывать про партнеров.
  • Шаблон презентации
  • Документ с нужными ссылками и сообщениями, которые необходимо кидать в чат во время трансляций. Ссылки на аккаунты, сайты, блоги спикеров. Ссылки на ваши каналы, продукты, материалы. Сообщения типа «Если у вас пропал звук, попробуйте обновить страницу», «Ведите себя корректно». Этот документ должен быть под рукой у вашего технического помощника, который будет дежурить во время трансляций в чате.
  • Алгоритмы для команды. Например, как писать саммари, какие письма писать по базе. В какой момент к работе приступает корректор, какую метку он должен поставить, чтобы все знали, что текст вычитан. Когда отправлять письма с ссылками на комнату. Какие анонсы делать в сообществах в социальных сетях.

 

Что получилось?

 

Наверное, в наших действиях можно найти еще миллион ошибок. И опытные организаторы, конечно, найдут. Но, несмотря на них, конференцию мы всё-таки провели. И у нас получилось хорошо. Участники конференции дали обратную связь — все получилось))

 

А вот что говорили спикеры:

 
speekers_1
speekers_2
 

Совет: Под мероприятие создавайте место для нетворкинга. Это может быть, например, канал в Telegram или группа в социальных сетях. Мы сделали закрытую группу на Facebook #ДавайПиши.

 

Было ли тяжело? Было, конечно. Хочу ли я всё это повторить? ДА! И обязательно буду.

 

Если у вас есть вопросы, предложения, пишите в комментариях, я отвечу.

 

До новых встреч.

Автор статьи Наталья Вольная,
руководитель в Академии Правильных Копирайтеров
 
От редакции: Прочитали? А теперь еще посмотрите вебинар от Ольги Оникиенко (все ивенты академии WebPromoExperts организовывает именно она) «Влияние ивент-контента на продажи». Подробнее об организации ивентов можно узнать на курсе «Контент-макетинг». Приглашаем!

Эксперт по текстам для коммерческих сайтов

Facebook 

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на блоге WebPromoExperts.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделитесь этим материалом с вашими друзьями в социальных сетях:

 

Подпишись на обновления блога

Поделитесь вашим мнением. Оставьте комментарий!

  • Стася Шер

    «Звать спикера на мероприятие могут разные члены команды, просто потому что у кого-то есть выход на спикера, а у вас его нет. НО! как только договоренность достигнута, дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.»

  • Стася Шер

    «дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.»

    Нам нужен был ещё один документ, в котором бы это всё отмечалось :) Потому что один человек иногда может уснуть/заболеть/остаться без интернета. Основной координатор, конечно, один. Но документ нужен и для него.

    • Наталья Вольная

      Согласна! Введем еще один документ.

  • Юлия Гайдарова

    Наташа, и тем не менее, спасибо за конференцию! Мне, рядовому слушателю, было невдомек, что там такие накладки, но как без этого? Мы на этих мероприятиях растем, присматриваемся к новым отраслям, заглядываем в дальнюю перспективу. Твой голосок приободрял, добавлял душевности — так приятно среди 200 человек, большинство из которых — незнакомцы, слышать тебя — родную и близкую. Жду новую конференцию;).

    • Наталья Вольная

      Юля, спасибо! Новое мероприятие готовим уже в июне.

Подпишись на обновления блога

  • Новое видео

  • Популярное

  • Комментарии

  • 301 редирект Adsense alt API B2B B2C Call tracking Click CMS CPA CPC CPI CPO CRM CSS CTR DMOZ E-commerce email-маркетинг Facebook Google Google Adsense Google Adwords Google Analytics Google Panda Google Tag Manager Google Trends Instagram KeyCollector KPI Landing page PageRank PPC Rambler Robots.txt ROI Rookie RTB SaaS Sape SEM Seopult serm SERP Sitemap SMO Title Twitter URL Usability UTM-метка Webmasters Whois XML Xrumer Yahoo YML YouTube АГС Алгоритм Анкоры Аудит сайта Ключевые слова Конверсия Контент Микроразметка Медийная реклама Метатеги Оптимизация сайта Оффер Парсинг Партнерская программа Перелинковка Поддомен Поисковая система Баннерная реклама ВКонтакте Видео-реклама Виральность Вирусный маркетинг Воронка продаж Геотаргетинг Донор ссылок Емейл Индекс Индексация Интернет-магазин Интернет-маркетинг Лидогенерация Линкбилдинг Лендинг РСЯ Ремаркетинг Редирект Рекламная кампания Релевантность Ретаргетинг Рунет ТИЦ Тизерная реклама Спам Таргетинг Таргетированная реклама Сниппет Социальная сеть Трафик Ссылки маркетинговый анализ Фильтр Целевая аудитория ЧПУ инструменты для маркетолога клиенты контекстная реклама контент-маркетинг креатив планирование подборки Яндекс Яндекс.Каталог Яндекс.Метрика Яндекс.Вебмастер Яндекс.Вордстат Яндекс.Деньги Яндекс Директ продвижение на Запад автоматизация контекстной рекламы аудит контекстной рекламы аутрич бизнес веб-дизайн веб-аналитика отзывы покупателей рассылка сервисы маркетолога стратегия контент-маркетинга телеграм-каналы фейсбук юзабилити